Persoalan mengenai perlunya membuat arkib elektronik di perusahaan menjadi semakin mendesak. Dan ini tidak sengaja, kerana pengenalan teknologi maklumat baru bukan sahaja memastikan keselamatan dan kebolehpercayaan dokumen, tetapi juga mengurangkan masa untuk pencarian mereka, dan juga memungkinkan, jika perlu, beberapa pekerja untuk mengakses data yang sama sekaligus.
Arahan
Langkah 1
Pembuatan arkib dokumen elektronik merangkumi beberapa peringkat. Pada mulanya, beli dan pasang perisian berlesen pada peralatan komputer syarikat.
Langkah 2
Siapkan dokumen, iaitu, susun, kenal pasti mengikut struktur peredaran dokumen yang ada di organisasi anda yang ada. Khususnya, pada tahap ini, mereka perlu didaftarkan, disusun berdasarkan jangka hayat, dan staples dan staples dikeluarkan dari helaian yang tidak dijahit.
Langkah 3
Langkah seterusnya adalah mendigitalkan atau mengimbas dokumen. Ia dilakukan pada peralatan teknikal yang menyokong tepat jenis dan format dokumen yang digunakan dalam organisasi ini. Pada peringkat ini, periksa kualiti pengeluaran semula dokumen, jika perlu, imbas kembali.
Langkah 4
Seterusnya adalah tahap menukar (menukar) dokumen ke dalam format yang memenuhi konsep standard penyimpanan dan pengeluaran mereka, dan kemudian - tahap pengindeksan, iaitu "Penetapan" kata kunci ke setiap dokumen untuk pencarian seterusnya maklumat yang diperlukan atau pembuatan pangkalan data teks penuh.
Langkah 5
Pada akhir kerja membuat arkib elektronik, tetapkan tetapan (akses kanan, hak untuk menukar dokumen) dan latih personel organisasi.
