Pendaftaran dokumen masuk adalah penentuan fakta penerimaan dokumen dalam organisasi. Sama ada dokumen kertas atau dokumen elektronik, ia perlu diberi kod pendaftaran dan catatan mengenai penerimaannya dalam borang pendaftaran. Ini diperlukan untuk mengawal pelaksanaan dokumentasi dan untuk memudahkan pencarian maklumat yang diperlukan.
Perlu
- - komputer dengan akses Internet;
- - penyemak imbas.
Arahan
Langkah 1
Jalankan program "SB Incoming Documents" untuk mendaftarkan dokumen masuk. Klik butang "Tambah" untuk menambah dokumen. Pilih perintah "Dokumen Baru", berikan nombor siri ke kad. Isi bidang "Dalam namanya", secara lalai ini adalah pengarah organisasi, jika penerima dokumen berbeza, klik butang di sebelah kanan bidang dan tambahkan elemen lain ke direktori, misalnya, Timbalan Pengarah. Pilih topik untuk dokumen, tambahkan terlebih dahulu ke direktori. Klik pada anak panah hitam, pada baris kosong, masukkan subjek dokumen. Klik butang "Tutup", kemudian pilih subjek yang dimasukkan di lapangan.
Langkah 2
Tetapkan kod ke dokumen untuk melengkapkan indeks pendaftaran, kemudian tetapkan tarikh penerimaan dokumen, ia mesti dimasukkan ke dalam dokumen masuk, kemudian berikan nombor dokumen masuk, itu juga mesti dicatat pada dokumen itu sendiri. Seterusnya, pindahkan tarikh dan nombor dari dokumen masuk. Pendaftaran dokumen masuk dari individu boleh dilakukan, klik butang "Individu" dan masukkan data mengenai dirinya.
Langkah 3
Isi bidang "Dari" untuk mendaftarkan dokumen masuk. Klik pada anak panah hitam dan tambahkan pengirim ke direktori, atau pilih yang sudah ada di bidang ini. Seterusnya, isikan medan "Penerangan dan Penyelesaian Ringkas". Di sini masukkan inti dokumen, serta ketetapan kepala (apa yang perlu dilakukan, dalam jangka masa berapa). Isi bidang "Kepada siapa ia dihantar", ini akan memudahkan kawalan selanjutnya terhadap pelaksanaan dokumen. Isi maklumat ini dari ketetapan pengurus. Lengkapkan bidang Who Signed dengan terlebih dahulu menambahkan pegawai ke direktori yang sesuai. Pilih tarikh akhir pada bidang yang sesuai. Ini akan membolehkan program mengingatkan anda tentang tarikh akhir pelaksanaan dokumen tersebut. Isi tarikh akhir dokumen. Muat naik dokumen ke sistem dengan mengklik butang "Browse". Klik butang "Simpan" untuk menyelesaikan pendaftaran dokumen masuk.
Langkah 4
Jalankan program alternatif untuk mendaftarkan dokumen masuk. Program untuk pengurusan dokumen elektronik menyiratkan urutan tindakan yang serupa dengan pendaftaran dokumen masuk. Gunakan program seperti "Work Office", "Euphrates", "Business".
