Pangkalan data adalah katalog maklumat. Data disusun mengikut peraturan yang diterima umum. Buku telefon atau kamus adalah contoh pangkalan data paling mudah. Dengan perkembangan teknologi pengkomputeran, pangkalan data menjadi lebih besar dan lebih kompleks.
Memahami Pangkalan Data
Pangkalan data adalah alat untuk mengumpulkan dan menyusun maklumat. Mereka boleh mengandungi data mengenai orang, produk, kewangan dan banyak lagi. Membina asas bermula dengan senarai atau spreadsheet yang mudah. Lama kelamaan, senarai ini bertambah, dan redundansi dan ketidakkonsistenan mula muncul dalam data. Menjadi sukar untuk menganggap mereka sebagai senarai. Setelah masalah ini mulai muncul, ada baiknya mengubahnya menjadi pangkalan data menggunakan sistem pengurusan pangkalan data (DBMS). Salah satu produk terbaik di kawasan ini ialah Microsoft Office Acess, yang menggabungkan fleksibiliti, kemudahan penggunaan dan antara muka yang mesra pengguna.
Jadual
Jadual dalam pangkalan data kelihatan seperti jadual sederhana kerana data disimpan dalam baris dan lajur. Akibatnya, biasanya cukup mudah untuk mengimport jadual biasa ke dalam pangkalan data. Perbezaan utama antara spreadsheet dan pangkalan data adalah tahap organisasi maklumat.
Setiap baris dalam jadual dipanggil rekod. Maklumat yang dipilih disimpan dalam rekod. Masing-masing terdiri daripada satu atau lebih bidang. Medan serupa dengan lajur dalam jadual. Sebagai contoh, anda boleh membuat jadual yang disebut "Pekerja", di mana setiap rekod (baris) mengandungi data peribadi pekerja (nama pertama, nama belakang), dan setiap bidang (lajur) memberikan maklumat tentangnya (alamat, dll.). Bidang harus ditentukan sebagai jenis data tertentu, baik itu teks, tanggal, waktu, nombor, atau semacam informasi lain.
Bentuk
Bentuk kadangkala disebut sebagai "skrin kemasukan data". Ini adalah jenis antara muka yang digunakan untuk bekerja dengan data anda. Bentuk sering mengandungi butang arahan yang melakukan pelbagai fungsi. Sangat mungkin untuk membuat pangkalan data tanpa menggunakan borang dengan menyunting data input dalam jadual rujukan. Walau bagaimanapun, kebanyakan pangkalan data menggunakan borang untuk melihat, memasukkan, dan mengubah jadual.
Pertanyaan
Pertanyaan adalah tenaga kerja sebenar pangkalan data dan dapat melayani banyak fungsi yang berbeza. Aplikasi mereka yang paling biasa ialah mengambil data tertentu dari jadual. Maklumat yang ingin diterima pengguna biasanya tersebar di beberapa jadual. Pertanyaan membolehkan anda melihat semua jadual pada masa yang sama dan memaparkan hasil carian di skrin. Di samping itu, pertanyaan membolehkan anda menambahkan kriteria yang menyaring data untuk pertanyaan tertentu.
Laporan
Laporan digunakan untuk meringkaskan dan mempersembahkan data dalam jadual. Setiap laporan dapat diedit untuk menampilkan informasi dalam format yang berbeda. Laporan dapat dihasilkan pada bila-bila masa dan akan mencerminkan keadaan pangkalan data semasa.
Makro
Makro di Access serupa dengan bahasa pengaturcaraan yang digunakan untuk menambahkan fungsi pangkalan data. Sebagai contoh, ketika melampirkan makro ke butang pada bentuk, ia akan dilaksanakan setiap kali butang itu diklik. Makro mengandungi tindakan untuk melakukan tugas tertentu, seperti membuat laporan, melaksanakan pertanyaan, atau membetulkan maklumat. Sebilangan besar operasi pangkalan data manual dapat dilakukan secara automatik menggunakan makro. Ini menjimatkan banyak masa dan sumber PC.
