Salah satu inovasi terbaru oleh pembangun komputer ialah mewujudkan perkhidmatan seperti pengarkiban mel. Perkhidmatan ini membolehkan anda menyimpan surat masuk dan keluar dalam folder yang dibuat secara berasingan. Bagaimana mengarkibkan surat Outlook?
Arahan
Langkah 1
Simpan e-mel masuk dan keluar di komputer jika anda menggunakan pilihan standard dalam sistem operasi Microsoft Outlook anda. Ini diperlukan semasa memindahkan semua surat masuk dan keluar ke media lain atau kemungkinan kerosakan keseluruhan sistem. Di tetingkap program, pergi ke menu "Fail", pilih "Buka" dari senarai folder yang dicadangkan. Dalam kotak dialog, tentukan pilihan Eksport ke Fail, pilih Fail Data Outlook. Pastikan untuk menunjukkan nama-nama fail surat anda dan nyatakan tarikh penciptaan surat-surat ini.
Langkah 2
Untuk mengarkibkan surat, pilih, klik pada petak kosong dan kemudian pada "Arkib". Pilih salah satu daripada pilihan berikut: "Arkibkan folder mengikut tetapan autoarkib" atau "Arkibkan folder dan semua subfoldernya". Buat tarikh pengarkiban di bidang khas. Beberapa e-mel yang diarkibkan dari satu penerima akan membentuk rantai, dan anda boleh menguruskannya dengan satu klik tetikus. Uruskan sendiri semua e-mel yang diarkibkan kerana semuanya disimpan di bahagian Semua Mel. E-mel yang diarkibkan disimpan selama-lamanya, sementara e-mel yang dipadam disimpan hanya selama tiga puluh hari.
Langkah 3
Sekiranya anda ingin meletakkan mesej zip dalam fail lain, klik Browse. Sebagai contoh, pilih banyak huruf dalam utas atau satu huruf untuk bergerak dan klik "Peti Masuk". Klik "OK" di akhir.
Langkah 4
Sekiranya anda tidak menggunakan program yang mengakses pelayan mel, gunakan perkhidmatan mel universal yang paling banyak digunakan hari ini, Gmail. Ini membolehkan anda mengarkibkan surat masuk dan keluar dan menyimpannya di pelayannya. Ini akan menjimatkan ruang cakera tambahan. Juga, pelayan dapat menggabungkan beberapa peti mel sekaligus.
